Descrizione del servizio
ArchiBOX è un Document Management System, o Sistema di Gestione Documentale erogato in modalità On-premises: è un modello di distribuzione del software applicativo, in contrapposizione al software come servizio (o Saas), con installazione ed esecuzione del software direttamente su macchina locale o su una virtualizzazione, sia essa aziendale che privata, intesa sia come singola postazione di lavoro che come server raggiungibile esclusivamente dall'interno della rete aziendale;
Requisiti Minimi e Installazione
Scheda Tecnica VIRTUAL ArchiBOX.
Architettura Necessaria
1. Sistema di virtualizzazione Vmware.
2. Risorse da dedicare alla VM ArchiBOX sul provisioning cliente:
12 GB di ram.
1 disco da 500 GB
3. Informazioni necessarie per la configurazione del networking:
DNS in grado di risolvere i nomi esterni legati al dominio :
vp1.iabx.net
vp2.iabx.net
Indirizzo ip fisso sulla lan da assegnare alla VM ArchiBOX.( ip/netmask/gateway )
4. Impostazioni regole Archibox sul firewall :
IP Archibox<-> vp1.iabx.net porta 1194 TCP/UDP.
PC_INSTALLAZIONE <-> IP Archibox porta 3150 TCP/UDP
5. La presenza di proxy o l'esigenza di configurazioni particolari deve essere segnalata prima dell’intervento tecnico di installazione.
Strumenti necessari per le attività di installazione
1 postazione Windows raggiungibile via Desktop remoto o TeamViewer (con spazio disco libero non inferiore a 10G) che utilizzeremo per la sola attività di installazione.
Questa postazione dovrà avere:
1. Accesso ad Internet per permettere il download dei pacchetti necessari all’installazione del Virtual ArchiBOX dai nostri server, se non già scaricati in precedenza e presenti sulla
macchina.
2. vSphere client installato con accesso al server VMware sul quale installeremo ArchiBOX·
3. Indirizzo ip del vs. server VMware.
4. Credenziali di accesso amministrative al server VMware per l'installazione della macchina virtuale ArchiBOX.
5. Indicazione storage da utilizzare per l'installazione di Virtual ArchiBOX.
6. Indicazione switch utilizzare per connettere la macchina virtuale alla vostra Lan.
N.B.: per la sola parte di installazione del Template ArchiBOX (punto 4 e seguenti settaggi) su infrastruttura del cliente, si richiede la collaborazione del Responsabile dei sistemi informativi. Per la seguente parte di installazione dei pacchetti il team Archivist lavorerà in autonomia.
Definizione delle credenziali di accesso
L'utente administrator, le cui password vengono custodite dagli amministratori di sistema designati dall'organizzazione, ha la facoltà di gestire le credenziali di accesso degli altri utenti e di creare/modificare gli utenti stessi.
Per ogni utente, viene richiesto di inserire una Username (pseudonimo) e una Password di accesso al servizio. E' possibile identificare la persona fisica all'interno dell'organizzazione inserendo una descrizione (Nome e Cognome) e indirizzo email.
Queste credenziali saranno registrate all'interno del sistema ed utilizzate per l’autenticazione nell’area riservata all'utente di ArchiBOX.
L’Utente è obbligato alla conservazione e protezione delle credenziali di accesso fornite.
Gestione dei Log di sistema e responsabilità
Per quanto concerne l’attestazione di tutte le operazioni effettuate attraverso il servizio ArchiBOX, il Cliente prende atto ed accetta, per sé e per i terzi a cui ha consentito, a qualsiasi titolo, l'accesso al Servizio tramite credenziali del soggetto utente, che faranno fede esclusivamente i riepiloghi informativi (cd. log files) prodotti automaticamente dal sistema di ArchiBOX.
Archivist non è responsabile del contenuto dei documenti versati sul sistema ArchiBOX e dei metadati inseriti e confermati dagli utenti in qualità di Cliente e Produttore dei documenti informatici caricati sulla piattaforma (funzionalità di upload).
Accesso al servizio
I requisiti per accedere al Servizio ArchiBOX sono:
Essere in possesso delle credenziali di accesso rilasciate dall' amministratore di sistema ArchiBOX.
Essere in possesso degli strumenti tecnici necessari per il collegamento all’URL (IP interno all'organizzazione) dove risiede il proprio sistema ArchiBOX, comprensivi di Hardware, Software, collegamenti telematici e connettività alla rete Web.
I tempi di risposta del servizio dipendono dalla velocità di connessione Internet del Cliente e dalle macchine virtuali messe a disposizione per l'installazione dell'applicazione.
Attivazione e durata del servizio
L’adesione ai Servizi decorre dalla data di sottoscrizione dell'accordo ArchiBOX.
Il Cliente ha la facoltà di recedere dall’accordo.
Qualità del servizio
La qualità del servizio non prevede i casi di errata configurazione o utilizzo delle Sezioni che compongono il servizio ArchiBOX, o tutte le componenti che sono a carico del Cliente (Hardware, Software, Connettività).
Disaster Recovery
A scelta, il cliente può richiedere una procedura di back-up in locale presso i propri sistemi.
Data Center
I Data Center sono infrastrutture tecnologiche che ospitano gli armadi rack e i server dei clienti e consentono alle aziende di depositare, custodire e condividere i propri dati in qualsiasi momento direttamente in remoto grazie alla connessione a banda larga.
Il sistema ArchiBOX prevede una procedura di disaster recovery presso i datacenter Google nel settore B1 Europa per la precisione nello stabilimento di St. Ghislain in Belgio: https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/st-ghislain/
Security Model and Information Security Team
Il modello di sicurezza dei Datacenter Google è un processo end-to-end, costruito su oltre 17 anni di esperienza focalizzata su come mantenere i clienti al sicuro. Per approfondimenti sul modello di sicurezza potete richiedere la documentazione relativa all’indirizzo assistenza@archibox.com.
Sicurezza fisica del Data Center
I Centri dati Google presentano un modello di sicurezza a più livelli. I data center sono monitorati 24/7. Per approfondimenti sul modello di sicurezza potete richiedere la documentazione relativa all’indirizzo assistenza@archibox.com
Data Encryption e Compliance
La piattaforma di cloud crittografa automaticamente i dati prima che siano scritti su disco. Ad esempio, i dati relativi a ciascun oggetto Cloud Storage e relativi metadati vengono cifrati sotto il 256-bit Advanced Encryption Standard, e ogni chiave di crittografia viene crittografata con un set di chiavi master regolarmente ruotato.
Compliance
I datacenter Google subiscono diversi audit di terze parti indipendenti su base regolare per fornire questa garanzia. Ciò significa che un revisore indipendente ha esaminato i controlli presenti nei data center, le infrastrutture e le operazioni.
I datacenter subiscono audit annuali per le seguenti certificazioni:
SSAE16 / ISAE 3402 Type II:
SOC 2
ISO 27001
FISMA Moderate accreditation
PCI DSS v3.0
ISO 28001
Per approfondimenti sul modello di sicurezza potete richiedere la documentazione relativa all’indirizzo assistenza@archibox.com
Disponibilità del Servizio
ArchiBOX è un servizio installato in locale presso i sistemi dell'Organizzazione del cliente quindi attivo 24x7 (24h al giorno x 7 giorni alla settimana).
Il servizio in outsourcing di disaster recovery viene erogato su infrastruttura in alta affidabilità. Archivist Srl garantisce l’erogazione del servizio in modalità 8x5 (8h al giorno x 5 giorni alla settimana) al 99.8% esclusi i giorni festivi. In caso di disastro e perdita degli archivi in locale Archivist garantisce 7 gg lavorativi per il rispristino dei sistemi e dell'archivio.
Supporto
Il supporto tecnico di Archivist può essere attivato tramite i seguenti canali:
- apertura di ticket di supporto tramite il portale assistenza.archibox.it
- chat online in tempo reale tramite il portale assistenza.archibox.it
Archivist Srl garantisce l’erogazione del servizio in modalità 8x5 (8h al giorno x 5 giorni alla settimana) al 99.8% esclusi i giorni festivi.
Di seguito le SLA del servizio di support ArchiBOX:
Blocco del servizio: 3 gg lavorativi
Errore di sistema del servizio: 3 gg lavorativi
Ripristino archivio in caso di perdita dati o disastro: 7 gg lavorativi
Risoluzioni errori sulle funzionalità standard ArchiBOX: 7 gg lavorativi
Risoluzioni errori su funzionalità custom ArchiBOX: 15 gg lavorativi
Esulano dal supporto tecnico e dovranno essere trattate come issue di consulenza/programmazione a pagamento:
- modifiche e/o implementazioni non presenti nelle specifiche di start-up del cliente
- modifiche e/o implementazioni non presenti a sistema nel momento dell'apertura del ticket
- modifiche e/o implementazioni non presenti nelle specifiche a seguito della chiusura di un progetto custom di programmazione.
Supporto Avanzato
Il supporto avanzato tecnico di Archivist può essere attivato tramite i seguenti canali:
- apertura di ticket di supporto tramite il portale assistenza.archibox.it
- chat online in tempo reale tramite il portale assistenza.archibox.it
- numero telefonico dedicato
Archivist Srl garantisce l’erogazione del servizio in modalità 8x5 (8h al giorno x 5 giorni alla settimana) al 99.8% esclusi i giorni festivi.
Di seguito le SLA del servizio di support ArchiBOX:
Blocco del servizio: 2 gg lavorativi
Errore di sistema del servizio: 2 gg lavorativi
Ripristino archivio in caso di perdita dati o disastro: 3 gg lavorativi
Risoluzioni errori sulle funzionalità standard ArchiBOX: 3 gg lavorativi
Risoluzioni errori su funzionalità custom ArchiBOX: 5 gg lavorativi
Sono incluse nel supporto tecnico avanzato e non dovranno essere trattate come issue di consulenza/programmazione a pagamento:
- modifiche una tantum non presenti nelle specifiche di start-up del cliente che includano fino a 2 ore di attività da remoto.
- modifiche una tantum non presenti a sistema nel momento dell'apertura del ticket che includano fino a 2 ore di attività da remoto.
- modifiche una tantum non presenti nelle specifiche a seguito della chiusura di un progetto custom di programmazione che includano fino a 2 ore di attività da remoto.
- implementazioni una tantum che includano fino a 2 ore di attività da remoto.
Le attività una tantum incluse nel supporto avanzato non possono superare la soglia di 8 ore/mese.