- Aprire ArchiBOX Esportazione con doppio click sull'icona
- Effettuare log-in con il proprio utente ArchiBOX (attenzione è necessario che l'utente abbia i permessi di sistema per effettuare l'operazione).
- Selezionare l'opzione "Esportazione per Versamento"
- Cliccare su "Esplora" e selezionare l'apposita cartella di appoggio installata dal consulente per la conservazione dall'area di share dell' ArchiBOX. (Si consiglia di mappare la cartella come unità di rete sul proprio dispositivo.)
Solitamente il percorso mappato risulta: Questo PC/share/CONSERVAZIONE o Questo PC/share/CONSERVAZIONE_Versamento.
Cliccare su "OK" per confermare il percorso.
- Clicca su "Avanti" per procedere
- Seleziona l'archivio dei documenti da portare in conservazione e clicca su "Avanti":
- Seleziona il raccoglitore di appartenenza dei documenti e clicca su "Avanti":
Effettua una ricerca avanzata compilando i campi sulla sinistra poi clicca su "Ricerca" (ES: documenti dal 01/03 al 31/03).
Se sbagli la ricerca clicca su "Pulisci".
Puoi effettuare una ricerca completa senza compilare i campi sulla sinistra.
Esportazione può presentare i documenti in colorazioni diverse:
Verde: già esportato. Può essere selezionato per una seconda Conservazione.
Blu: mai esportato quindi mai conservato.
Rosso: manca il file allegato. Non può essere selezionato.Rientra in ArchiBOX e inserisci l'allegato prima di procedere.
Puoi selezionare uno o più documenti dalla lista mettendo il "flag" sui checkboxes
oppure utilizza il tasto 
.
In caso di errore togli i "flag" sui singoli documenti o clicca su
.
Sulla destra puoi sempre verificare i documenti presenti in lista e quelli che hai selezionato:
Clicca su "OK" in basso a sinistra quando hai terminato la selezione.
NB: Si consiglia di creare pacchetti non superiori ai 1000 documenti al fine di rendere il pacchetto conservato agevole per la consultazione o trasferimento.
- Descrivi il pacchetto che stai creando:
"Utilizza la descrizione del raccoglitore come valore oggetto" : inserirà il nome del raccoglitore come descrizione del pacchetto.
"Utilizza il contenuto di un campo come valore oggetto" : ti permetterà di selezionare un campo di ricerca del raccoglitore in questione e verrà inserito il primo valore associato a quel campo come descrizione del pacchetto.
"Utilizza il testo libero come valore oggetto" : (CONSIGLIATO) descrivi nel campo sottostante la natura del pacchetto. Ad esempio: "Fatture Attive Gennaio".
Clicca su "Avanti" quando hai terminato.
Nella successiva finestra "Anagrafica Media" compila il campo "Periodo d'Imposta": inserisci l'anno di riferimento dei documenti.
L'anagrafica sottostante dovrebbe già essere stata impostata alla prima installazione sul pc. Se così non fosse vai alla sezione Compilare Anagrafica Media di Esportazione
Clicca su "Avanti" per continuare:
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Clicca su "Avanti" per avviare la procedura di calcolo dell'Indice di Conservazione. In base alla quantità di documenti e allegati selezionati la procedura potrà richiedere più o meno tempo.
- Al termine della procedura riceverai il seguente messaggio. Clicca su "Avanti".
NB: In caso di "Procedura conclusa con errori" clicca sul file "log" e "Visualizza" creando una copia del file: contatta il servizio di assistenza allegando il file a questo indirizzo per aprire un ticket: assistenza@archibox.it.
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Clicca su "Fine" per terminare la creazione del Pacchetto.
- Il pacchetto è stato creato nella cartella di destinazione che hai selezionato nei primi passi di questa guida. Il pacchetto (Pacchetto di Versamento) è formato dall' Indice di Conservazione che contiene i singoli dati dei files da conservare e dal file di log di Esportazione:
- Un task automatico, se impostato dai tecnici di ArchiBOX durante la consulenza, apporrà la Firma Digitale e la Marca Temporale all'Indice di Conservazione e archivierà il pacchetto in ArchiBOX nel raccoglitore apposito.
NB: I clienti che NON hanno acquistato la firma digitale automatica e le marche temporali con Archivist dovranno apporre loro stessi la firma e la marca sul file "IDC...." prima dell'avvio del task automatico.